Consejos para superar una auditoría externa

Considera la auditoría como una ayuda


La auditoría externa o interna, debe ser una herramienta de apoyo a la actividad de la empresa o al sistema de gestión de la misma. Siempre es necesario que alguien ajeno a nuestra actividad, valore objetivamente nuestros procesos o métodos, no siempre tenemos capacidad, por nosotros mismos, para detectar nuestros errores o para mejorar.

 

No prepares la auditoría


No podemos esperar a que llegue esa fecha sin más y empezar a solucionar incidencias a última hora maquillando los resultados, es conveniente controlar la actividad durante todo el año. Es cierto que algunas veces es necesario ajustar algunos detalles en vísperas de la auditoría y que a veces el día a día nos desborda y lo dejamos todo para el final, pero lo ideal es ser constante para evitar sorpresas no deseadas.


Muestra un espíritu colaborador


La persona que audita valora mucho la cooperación en todo momento, y que se le facilite su trabajo y la accesibilidad a la información así como el orden. Nada de lanzar excusas al estilo me viene mal ahora.


Sé agradable


No es lo mismo ser simpático que agasajar continuamente, eso termina molestando y es contraproducente.


Mejor tranquilo que nervioso


El auditor percibe perfectamente el estado de ánimo con el que participamos, y se contagia de nuestro mismo estado de ánimo, mejor que estemos calmados.


No te pongas a la defensiva


Él no es el enemigo, está haciendo su trabajo, no obstante si nos hace alguna observación que no nos gusta, tenemos que tener una predisposición positiva y pedirle, si fuera necesario, alguna aclaración, o incluso rebatirle cordialmente si creemos que llevamos razón.


Dale consistencia a tus argumentos


Relacionado con el punto anterior, si queremos argumentar el porqué funcionamos de un modo u otro, tenemos que transmitir al auditor, además de seguridad en nuestras reflexiones, veracidad y una cierta lógica en las acciones que desarrollamos.


Pedir argumentos sólidos


Por otro lado el auditor se debe basar siempre en evidencias o en argumentos consistentes, no debemos conformarnos con cualquier cosa que nos diga, tenemos derecho a exigirle que su observación aporte algún valor a nuestra actividad.


Mejor no inventar


Cuando el auditor detecte de modo inequívoco, alguna información o dato incorrecto o incluso alguna oportunidad de mejora, es preferible rendirse a la evidencia o por otro lado no hay que tener miedo a decir no lo sé, esto no es de mi competencia y llamar a la persona competente en esa materia. Es mejor que inventar excusas, eso solamente despertará la curiosidad de la persona que audita para profundizar en dicha cuestión.

 

Fuente: www.rnconsulting.es